OA走向知識管理
盡管第三代OA系統的概念已經提出很長一段時間了，但仍有些用戶對知識管理的概念還比較模糊。目前，OA應用情況如何？在Internet環境下用戶的需求又是什么呢？濟南鋼鐵集團總公司OA系統部張部長在接受記者的采訪時說：“除了正常的公文流轉、郵件系統、業務管理等傳統OA所具備的功能外，信息門戶、與數據庫無縫鏈接、無線應用等因素也是必不可少的。”這些需求恰恰是第三代OA系統的核心。
OA系統的兩次飛躍
專家認為，知識管理并不是直接管理人頭腦中的知識，而是指利用信息技術來輔助知識處理流程中的某些環節，是對知識的載體或處理過程的管理，可以借助計算機系統進行恰當組織和管理，使正確的知識能夠在正確的時間送到正確的人手中，大大提高知識傳播和共享的效率；對于那些隱含在人腦中無法以文檔等媒介形式表達出來的知識，則借助于對擁有這些知識的人的管理和組織進行，通過促進人的交流來達到知識傳播與共享的目的。
因此，知識管理的本質是一種強調“知識是企業的惟一戰略資產，知識能夠創造價值”的管理思想和管理實踐。
技術支撐知識管理
目前，市場上的知識管理產品可謂琳瑯滿目。由于知識管理OA在企業信息化建設中處于一個比較基礎和通用的地位，因此，在OA建設中可以采用的知識管理技術也是一些比較基礎和通用的知識管理技術。
記者在采訪國內著名知識管理研究機構——長城企業戰略研究所錢磊先生時得知，知識管理主要包括以下四個方面：
首先是企業門戶。門戶是組織的信息系統的統一入口，企業門戶為員工的辦公提供了極大的幫助，通過門戶，他們可以方便地了解所需的知識等。同時，通過企業知識門戶，員工還可以實時地與工作團隊中的其他成員取得聯系、尋找所需內容。
其次是電子協作。在集成的協作環境中，用戶可以了解自己的工作任務、工作組成員以及所需要的信息和處理流程，進行有效協作。
第三是內容管理，辦公中所涉及的各種非結構化文檔使得內容管理成為知識管理不可缺少的部分，而內容管理解決方案還具有提供分類、發布和管理文檔及內容的能力。
最后是知識發現，從文檔中發現有用的文檔是知識管理面臨的一個重要問題。知識發現就是通過創建和分析上下文的關系幫助用戶找到有用的文檔。
將知識管理滲透到應用中
第三代OA系統全面體現了知識管理在OA中的重要作用。據錢磊介紹，在OA中引入知識管理的理念，就是為了滿足這種需求，充分利用組織的知識資源，提高員工的辦公效率和質量。由于辦公事務是各種組織中的一些需要在辦公室處理的通用事務，因此辦公事務中的知識處理的內容也是知識管理領域中最基本、最通用的內容，主要包括：辦公文檔的管理、交流與協作、專家定位等等。
錢磊強調，第三代OA系統所能提供的知識管理功能遠遠不只這些。目前，一些OA廠商已經將并不屬于OA功能的其他領域（如客戶關系管理、項目管理等）劃分到OA的名下，從而擴展了OA的應用范疇。
目前市場上出現的產品大致可以分為三類：基于IBM Lotus Notes平臺上開發的產品、基于微軟Exchange平臺上開發的產品和國內自主版權的群件平臺。在前兩類平臺的選取上，華深慧正公司的胡武凱先生認為，開發商選擇IBM Lotus Notes的主要原因在于該平臺在知識管理、可擴展性、無線接入、安全保密等功能上占有優勢，而Exchange的優勢則更多地表現在操作方便上。
此外，以金和、奧碼天地等為代表的自主版權的平臺，在設計時更多地融入了適合國內企業的管理思想，如：金和獨創的精確管理，從而也體現了知識管理在OA中的作用。這些廠商因此也贏得了很大一部分OA市場。金和軟件總經理欒潤峰興奮地告訴記者，“非典”非但沒有影響公司的運營，反而拓展了更大的市場。由于金和OA具有遠程實現安裝、培訓等方便性和易用性，僅4月份就連續簽下了中鐵18局100多萬元的訂單和中鐵13局30多萬元的訂單。
意識亟待提高
把知識管理理念真正應用在辦公領域的實踐中，一套具有良好的知識管理功能的OA系統是非常重要的。但是，我們還需要在辦公領域中提高對知識管理的認識，在實踐中進行探索和提高。專家認為，我們應該從以下幾個問題入手：
提高對知識管理的認識和重視 知識管理決不僅僅是一項IT建設項目，也不是空洞的管理理論，本質上是對知識的重要價值的正確認識而導致的偏重知識的戰略和實踐。因此，實施知識管理的首要條件是員工對知識管理的正確認識和重視。
從個人知識管理做起 知識管理是與人緊密聯系的，知識管理是建立在組織成員的個人知識管理的基礎之上的。因此，要打好基礎，抓好個人知識管理，培養個人良好的知識管理習慣，提高個人知識管理的能力。
培養知識分享和交流的組織文化 實施知識管理的最大阻力不是技術，而是組織成員不愿分享自己的知識，應該建設一種鼓勵積極分享知識和交流知識的組織文化。
培育實踐社區 要充分發揮這種非正式組織的作用，積極引導，并納入知識管理的大框架中。
確定辦公領域中的關鍵知識 通常是一些公文、制度等文檔，這樣才能夠有的放矢地進行知識管理，達到事半功倍的效果。
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老總觀點
下一代OA是協同
OA的核心內容就是協同。協同發展到今天，有兩個發展方向：一個是動態協同，強調隨時隨地獲得最新數據和作出決策；一個是大規模的系統協同。OA的發展方向應該是按照這兩個方向發展。動態的協同可以實時獲得各種業務系統的動態數據?滿足移動辦公的各種安全需要。而大系統協同則要求OA產品能夠和企業的ERP、MIS、CRM、SCM等系統實現系統間的無縫集成，包括數據流的集成、工作流的集成、應用的集成、信息的集成。我認為下一代OA必將是以此為基本特征的動態統一的協同辦公系統。 
慧點科技總裁：姜曉丹
OA是信息化的共用平臺
OA已經成為一個單位進行知識管理的基本平臺，它至少要能實現一個單位的知識積累、知識共享與知識管理。具體地說，它應該實現三種功能：跟蹤、收集與整理員工的日常工作行為，員工可以隨時隨地地使用自己或他人日常工作的積累，對員工的工作做出指導與幫助；跟蹤、分析單位的決策行為，及時向單位各級部門提供經整理的決策知識；方便收集員工有針對性的解決方案，能隨時隨地地為員工共享。因此，現代的OA是建立在Internet之上、作為單位信息化的共用平臺。 
金和軟件總裁：欒潤峰
把How To變成Know How
以知識管理為核心的OA平臺，其最終目的就是提高企業的競爭力，幫助企業完善知識管理的全部周期，完善知識管理的全部手段，提高企業的創新能力、響應能力、生產效率和技術技能。它可以把企業的知識有形化、實用化、制度化、系統化、集成化，使企業通過協作和交流，發現、創造隱形知識；分類整理、存儲、管理顯性知識，通過各種方式傳播知識，并在工作中有效地運用知識。因此，我認為，以知識管理為核心的OA平臺，是幫助企業員工實現從How To轉變到Know How的飛躍。 
華深慧正董事長：張曉峰
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知識管理定義
知識管理是一個新興的概念和學科，對其內涵和外延，至今還沒有形成一致的認識，更別說有一個公認的定義。現例舉一些權威人士和機構的定義。
知識管理就是運用集體的智慧提高應變和創新能力，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的途徑。——商業管理與IT調查咨詢公司總裁卡爾·弗拉保羅
知識管理是企業面臨不斷變化的非連續性環境時，針對組織的適應、生存和競爭能力所采取的一種迎合性措施。在本質上，它包含了組織的發展過程，并力求將信息技術中的信息與數據的處理能力和人的生產與創新能力有機結合起來。
——Brint知識管理網站創始人Yogesh Malhotra博士
知識管理是促進使用一種集成的方法來識別、捕獲、評價、檢索和分享企業的所有信息資產。這些資產可能包括數據庫、文檔、政策、流程，以及以前無法獲取的單個員工的隱性的專家技能和經驗。——著名調研機構Gartner Group
知識管理并不是懸在空中或是獨立于其他管理范疇之外的管理內容，而是與具體的職能管理相結合的基礎管理。多種類型的知識管理結合起來，形成企業完整的知識管理體系。從這點來講，知識管理無所不在，是最基本的，是樸素的。
——長城企業戰略研究所