“再看OA”系列講座之一：為OA正本清源
OA是集成的辦公環境
辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術。我國的OA經過從80年代末至今10多年的發展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產品，發展到今天可提供面向應用的大型協同工作產品。現在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是要創造一個集成的辦公環境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。具體來說，主要實現下面七個方面的功能：
(一)建立內部的通信平臺。建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。
(二)建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。
(三)實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。
（四）實現文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。
（五）輔助辦公。它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
（六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統，企業的信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
（七）實現分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
OA的這些功能也就規定了它的存在范疇。OA是使政府和企業的辦公自動化并輔助工作人員辦公。國內實現辦公自動化應用軟件在短短10多年時間內，已經經歷了三個發展階段，實現了兩個革命性的飛躍。
第一代OA
從80年代中期起步的第一代辦公系統以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式的飛躍。
第二代OA
從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的面世，以及網絡通信技術的長足發展，辦公自動化系統發生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統以網絡技術和協同工作技術為主要特征，實現了工作流程自動化，收發文從傳統的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。
第三代OA
隨著21世紀知識經濟時代的來臨，知識成為經濟增長和社會發展及企業成長的關鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業與政府信息化建設的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統。與前兩代相比，第三代OA是集信息處理、業務流程和知識管理于一體的應用系統。它把現有的“決策支持系統”發展為“決策智能系統”，并以知識管理為核心，提供了豐富的學習功能與知識共享機制，確保使用者能夠隨時隨地根據需要向專家學習、向單位現有知識學習，使員工在辦公自動化系統中的被動地位轉向主動，從而在提升每個員工創造能力的過程中，大大提高企業與機關的整體創新和應變能力。可以說，第三代OA是一個幫助用戶從“如何做”轉到“知道如何做”的過程。
電子政務與OA
電子政務基于網絡的應用主要包含：政府部門內部的電子化辦公；政府各部門之間以及與金融、電力等重要營運部門之間通過計算機網絡進行的信息共享和實時通信；政府部門與民眾之間通過網絡的雙向信息交流。
政府電子化辦公（OA）包括：第一，實現內部信息共享、內部資源整合、內部決策支持；第二，對外提供公眾服務方面，只要是當前政府應該做的事情，電子政務都應該涵蓋，像網上工商、網上稅務、網上社保等。概括起來，網上業務的模式應包括G to B、G to C和G to G。所以，電子政務的第一方面是OA的范疇。第二方面，像網上工商、網上稅務、網上社保等具體業務就不屬于它的范疇了。由此可見，OA是電子政務的主要內容之一。
與OA相關的信息技術包括Web應用、數據庫、全文信息檢索、數據倉庫與挖掘分析、網絡連接、數據通信、安全技術等。這就需要建立OA處理流程的規范標準，使數據交換和業務自動處理能夠在異構平臺中實現，做到靈活、有效、多元化的信息流管理。電子政務同樣需要這些技術的支持。所以OA為電子政務建立了應用平臺，OA是電子政務的基礎。
企業信息化與OA
在網絡時代里，企業的管理重點已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實際上又是通過單位內部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協調來實現單位整體目標的過程。因此，實現辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化能夠幫助我們對信息流進行科學合理的控制，提高辦公效率。所以OA是管理信息系統(MIS)的基礎。OA 要從MIS、ERP、電子商務等系統中提取信息，用于輔助決策。
一個理想的企業OA系統應具備以下平臺：
企業通信平臺: 建立本企業范圍內的電子郵件系統，使企業內部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。
信息發布平臺: 為企業的信息發布、交流提供一個有效的場所，使企業的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。
協同工作平臺: 將企業的傳統垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，提高企業團隊化協作能力，最大限度地釋放人的創造力。
公文流轉平臺: 改變了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。
日常辦公平臺: 改變了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。
信息集成平臺: 現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的；OA系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。
知識管理平臺：系統性地利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力，提高生產效率和員工的技能素質。
OA的外延應與國際接軌
雖然伴隨信息技術的飛速發展，出現了電子政務和電子商務等新的IT應用，但是OA并沒有死亡，它也在發展。因此，我們不能將OA取代電子商務，提出所謂的“廣義的OA”，也不應把OA看成一成不變。目前在國外延，OA技術在不斷發展，OA的新產品層出不窮。因此，我們對OA的內含應該與國際接軌，同時也使我們對OA有恰當的認識。